メール誤送信で１０００人以上に迷惑をかけて始末書を IT業界の総務は意外に・・・

IT業界の総務課で、諸契約を管理する部署に配属されていました。 現在30代前半で半年ほど前に結婚を期に退職し転職致しました。

その時の事したミスを振り返りたいと思います。その職場には約8年程勤務していました。

この時期になると大学や専門学校を卒業して、自分が働く業種や業界を検索する人もいるのかなと思って、ブログの記事にしてみました。

メール誤送信で始末書をかいた

学生時代の偏差値は50前半でしたので、平均よりちょっとだけ出来る子というのが私でした。

何処にでもいる普通の私が選んだのはIT系の総務部の仕事でした。

仕事の内容としては、契約を取引先とかわすため、見積書から発注書および契約書、検収書等のデータをメールで送付する必要がありました。その契約の内容とは、仕事を下請けとして受けてもらう際に交わす契約で、個人名からその仕事に対する単金などが記載されておりました。手続きをするときは多くて１日に50件ほど作成してから送付する必要があったため、業務時間内に処理を完了させようとおもうとかなり急いで手続きをしなければなりませんでした。

また、取引先の都合によっては催促してくる会社もありましたので、毎回かなりバタバタと業務をこなしていました。そんなとき、取引先から別の会社の契約書がこちらへ届いていると連絡がありました。メールに添付する契約書を別の会社のものと間違えて添付してしまったためでした。直属の上司に相談したところ、とりあえず破棄してもらって正しいものを送りなおすよう指示をもらい、その通りに実施しました。翌日になり、会社に出社すると昨日の誤送信の件で話し合いがされていました。わたしたちの仕事の関係上、１人がメールを送信すると情報共有のため作業メンバー全員に内容が送信される仕組みになっておりましたので、昨日の誤送信したデータも共有されていました。まず、わたしが添付書類を誤ったこともそうですが、指示をあおいだ直属の上司もさらに部長クラスの上司に報告がなかったということが問題になっていました。

恐らく私が男だったら、上官に殴られているところです。

また、何でもない書類ではなく個人名も記載され、仕事内容の単価も記載されていたものですからその情報が他社にわたってしまったことは、簡単な問題ではないということで、結局社長報告義務があるということでかなり問題になってしまいました。メールに書類を添付した場合、送信するまえに一度開いて内容を確認すればよかったのですが慌てていたためその確認を怠ったことを後悔しました。結局今後の是正処置として、メール送信時のチェックリストを作成し、メール送信のたびに添付資料の内容や本文、宛名等そのチェックを行いました。また、各取引先ごとに別々のパスワードを設定し、それを事前に取引先に連絡し送付する書類にはパスワードをかけて送付するといった対応を行いました。手間は増えましたけど、誤送信を防ぐためには仕方ありません。結局この是正処置で問題ないと社長からＯＫが出て、実際この是正処置を行ってその後問題が発生しなかったかを報告する必要があったのですが、全てが完了するまでに２ヶ月ほどの時間を要しました。

もうこの時は私の目は死んでいて、同期の仲が良い子に話しかけられてもボーッとしていることが多くなっていました。

彼氏と会っている時も不意に理由もなく涙がこぼれたりもして社会人をしていて一番つらい時期でした。

このミスは事例として1,000人以上いる社員全員に回覧されました。パスワード管理が必要になったため、関係のない取引先にも手間を増やしてしまい迷惑をかける羽目になってしましたので、本当に退職しようかとおもうくらいの精神状態でしたが、上司のフォローのおかげで同じ仕事をさせてもらえたため感謝しています。

失敗して仕事を辞めなくてよかった

最近では、この話を笑って話せるように成りました。当時は本当にうつ病になるんじゃないか？と思うくらい落ち込んだものです。でも、安易にあの時に逃げ出さないで良かったと本当に思います。

結婚を気にこの仕事を退職して別業界の総務職で派遣をしていますが業界によってはメール送信などへの漏洩への取り組みにかなり差があると感じています。

転職先ではまだFAXで発注を行っています。のびのび働く事が出来ていて、ふとIT業界を振り返ると少し異質だったなと今となっては思います。 でも、あの時やめずに仕事を続けて失敗を少し挽回した所で退職して本当に良かったなと思います。

ミスして辞めても新しい職場で後悔が残るかも

期間を決めて、恩を返すくらいの気持ちで今の会社にミスの分仕事をして転職しても遅くないと思います。辞めてしまったら後悔しても遅いですよ。 きっと私の性格では、転職先で同じようなミスをして辞めたくなったら精神的に耐えれなくなっていたでしょう。ミスをした後にも続けるよう促してくれた上司と出会えたことが最大の幸運だったかもしれませんね。